Как производить управление бюджетом в АСУД (автоматическая система управления бюджетом) Памятка

Понятие вида бюджета в АСУД

В рамках проекта АСУ Договоры определены следующие виды бюджета:

1) 01 – бюджет движения денежных средств. 2) 02 – бюджет закупок.

Понятие бюджетного адреса

Бюджетный адрес – это уникальная комбинация бюджетных аналитик, в разрезе которых осуществляется регистрация плановых, фактических значений и контроль исполнения лимитов.

В рамках проекта АСУ Договоры определен следующий набор бюджетных аналитик:

1) ПФМ – подразделение финансового менеджмента, используется для обозначения ЦФО.

2) ФС – функциональная сфера, используется для обозначения функциональных видов деятельности.

3) Финансовая позиция – используется для обозначения статей бюджета (БДДС, БЗ).

4) Фонд – используется для обозначения проектов.

5) БП – бюджетный период, используется для обозначения периодов плановых, фактических значений бюджета. Принцип кодирования БП – AABC (AA – вид бюджета, B – признак периода (Q - квартал), C – значение номера квартала (1-4)). БП – определяется автоматизировано на основании даты (поле «срок исполнения») и вида документа.

 

Регистрация графиков платежей и лимитов обязательств

График платежей – план потребления бюджета движения денежных средств. График платежей в системе реализован на основе документов резервирования средств. Сумма графика платежей заносится с учетом НДС. При регистрации в системе в поле «срок исполнения» указывается предельная дата осуществления платежа.

Лимит обязательств - план потребления бюджета закупок. Лимит обязательств в системе реализован на основе документов резервирования средств. Сумма лимита обязательств заносится без НДС. При регистрации в системе в поле «срок исполнения» указывается предельная дата получения акта по договору.

Процесс регистрации, изменения и просмотра графика платежей и лимитов обязательств подробно описан в «ОИ_FM006_Резервирование средств».

Регистрация графика платежей и лимитов обязательств по новому договору:

При заключении нового договора график платежей регистрируется в системе АСУД на весь срок действия договора, с разбивкой по позициям в соответствии с условиями договора, и автоматизировано передается в SAP. На каждый год действия договора в системе регистрируется отдельный документ резервирования средств.

Например: по договору предполагается ежемесячная оплата, причем первая часть оплачивается авансом не позднее 10 числа каждого месяца, а вторая часть оплачивается на основании акта не позднее 25 числа месяца. Срок действия договора 3 года.

В данном случае необходимо завести по две позиции графика платежей на каждый месяц:

1) В поле «общая сумма» - указать сумму платежа с НДС.

2) В поле «срок исполнения» - предельную дату платежа (10 или 25 число месяца).

3) В поле «текст документа» - «График платежей по договору №SAP/внеш.номер договора».

4) В поле «текст» позиции документа – «платеж по договору №SAP/внеш.номер договора – за месяц/Этап».

5) В поле «кредитор» - номер контрагента SAP.

6) В поле «АльтернПлчПлт» - номер контрагента – реального получателя платежа, в случае если он отличается от кредитора.

7) В поле «карточка договора» – номер карточки договора SAP.

8) В случае если это аванс – поставить индикатор аванса.

Таким образом, по договору получится 3 графика по 24 позиции каждый. Если платеж осуществляется в разрезе нескольких бюджетных аналитик, необходимо добавить дополнительные позиции графика. После регистрации документа удаление его из системы невозможно. Для блокирования позиции ее необходимо обнулить – проставить в поле «Общая сумма» - «0».

Регистрация графиков платежей и лимитов обязательств по мигрированному договору: Регистрация по мигрированному договору осуществляется в системе SAP, без последующей передачи в АСУД (ведение графиков платежей и лимитов обязательств по мигрированным договорам в АСУД не предполагается). Для регистрации графика платежей по такому договору необходимо предварительно выполнить миграцию карточки договора.

График платежей по мигрированному договору регистрируется в системе на неисполненную часть, с разбивкой по позициям в соответствии с условиями договора. На каждый год действия договора в системе регистрируется отдельный документ резервирования средств.

После регистрации документа удаление его из системы невозможно. Для блокирования позиции ее необходимо обнулить – проставить в поле «Общая сумма» - «0».

В случае если исполнение договора, не совпадает с условиями, в графике указываются даты предусмотренные договором. Которые в дальнейшем могут быть уточнены посредством прогнозного графика.

Регистрация графиков платежей и лимитов обязательств по рамочному договору В случае если в условиях договора точно не прописаны даты поставок/платежей – то графики платежей и лимиты обязательств необходимо заводить с разбивкой общей суммы договора поквартально. Регистрация графиков платежей и лимитов обязательств по договорам аренды земли По долгосрочным договорам аренды земли с ежегодным изменением тарифов, необходимо завести график платежей и лимиты обязательств на 5 лет. На год с разбивкой предусмотренной договором, и на следующие четыре года с поквартальной разбивкой.

Регистрация прогнозного графика платежей, лимита обязательств

При регистрации прогнозного графика платежей/ лимита обязательств обязательна ссылка на график платежей/лимит обязательств. При этом из ссылочного документа копируются все бюджетные аналитики (кроме бюджетного периода), кредитор, номер карточки договора.

Назначение прогнозного графика уточнение даты платежа (возникновения обязательств). При регистрации прогнозного графика «общая сумма» не может превышать открытую сумму ссылочного документа.

Регистрация графиков платежей и лимитов обязательств по дополнительному соглашению Случай первый – дополнительное соглашение - не изменяет сумму и сроки по договору:

1) Графики в системе АСУД – не создаются.

2) Выполнение по договору идет на основании графиков основного договора.

Случай второй – дополнительное соглашение – изменяет сумму, сроки по договору:

1) В системе SAP необходимо в договоре поменять неисполненные позиции графиков, изменяемые дополнительным соглашением (операция ручное сокращение, «ОИ_FM009_Ручное сокращение документов РС»).

2) В системе АСУД необходимо завести новые графики, передать в SAP.